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Quels que soient le type d'AG (ordinaire ou extraordinaire) et la forme juridique de l'entreprise, les modalités de convocation à une AG répondent à un formalisme strict et des délais précis.
Si cela n'est pas respecté, les décisions prises lors de ces assemblées peuvent être purement et simplement annulées par décision de justice !
La lettre recommandée électronique est la solution pour convoquer les associés d’une entreprise à une AG en toute simplicité et à moindre coût, tout en supprimant les délais d’acheminement d'un recommandé papier.
Pourquoi utiliser la lettre recommandée électronique pour convoquer les associés à une AG ?
1) - Finis les délais d'acheminement
Contrairement à un courrier recommandé papier, la lettre recommandée électronique est délivré instantanément à l'associé concerné.
Celui-ci recevra une notification email l'invitant à consulter sa lettre recommandée électronique sur la plateforme Postee.
Il peut même réceptionner sa lettre recommandée électronique depuis son smartphone, peu importe où il se trouve !
2) - Une traçabilité accrue et des preuves solides à chaque étape
Avec la lettre recommandée électronique, vous bénéficiez d'un suivi et d'une traçabilité en temps réel.
De plus, vous disposez de toutes les preuves nécessaires en cas de litige concernant la convocation d’un des associés : horodatage qualifié eIDAS, preuve de dépôt et d’envoi de la convocation, preuve de réception, de refus, de non-réclamation ou encore de négligence de votre lettre recommandée électronique.
3) - Une valeur légale et la garantie du contenu
Votre lettre recommandée électronique dispose d'une valeur légale conformément à l'article 43-1 du règlement eIDAS.
De plus, contrairement au courrier recommandé papier, le contenu de votre envoi par lettre recommandée électronique est garanti.
En cas de litige il sera ainsi très facile de vérifier que votre convocation contient bien toutes les informations requises par la loi.
4) - L'archivage des convocations aux AG est simplifiée
Fini l'archivage papier !
Avec la lettre recommandée électronique, la conservation des convocations n’a jamais été aussi simple.
Tout l’historique de l'envoi, ainsi que les preuves et pièces jointes, sont conservés pendant 10 ans sur des serveurs sécurisés, assurant ainsi une confidentialité absolue aux données concernées. Vous ainsi que l'associé concerné y avez accès pendant 10 ans, sans aucun coût supplémentaire.
5) - Réduction des coûts et geste écologique
La lettre recommandée électronique est simple et rapide, mais aussi économique et écologique !
Au delà de son prix, qui est 3x moins cher qu'un recommandé papier, vous allez économiser également sur les coûts directs/indirects : papier, impression, temps passé, stockage...
Et ce n'est pas tout !
Vous allez aussi faire un très beau geste pour notre planète en réduisant votre consommation de papier et l'empreinte carbone de vos envois.
Et maintenant comment procéder à l'envoi de la convocation par lettre recommandée électronique Postee ?
Rien de plus simple, suivez le guide :
Dans un premier temps, si ce n'est pas déjà fait, obtenez l’adresse e-mail de l’associé concerné. À noter que si celui-ci est un particulier, vous devez préalablement obtenir son consentement. Pas de panique, tout cela se fait automatiquement sur Postee lorsque vous ajoutez votre contact.
Créez ensuite votre compte Postee et ajoutez votre moyen de paiement.
Vous n'avez plus qu'à rédiger votre convocation, ajoutez les pièces jointes nécessaires (ordre du jour, documents utiles pour l’assemblée, etc.) et les adresses e-mail des destinataires. Ça y est : votre convocation par lettre recommandée électronique est prête à être envoyée !
N’oubliez pas que l’envoi d’une convocation aux assemblées générales d’une entreprise par voie de lettre recommandée électronique doit impérativement respecter le même délai légal qui s’applique à la convocation papier.
Une fois votre convocation envoyée, le destinataire recevra une notification email l'invitant à consulter sa lettre recommandée électronique sur la plateforme Postee.
Comme pour un courrier recommandé papier, cette notification est anonyme, le destinataire ne connaîtra l'objet et l'expéditeur, qu'une fois qu'il aura accepté et accusé réception de sa lettre recommandée électronique.
Il aura une durée de 15 jours pour accepter et consulter son courrier ou le refuser.
Vous recevrez alors soit la preuve de réception, soit la preuve de refus ou non-réclamation ou négligence, si celui-ci à ouvert au moins une des notifications envoyées (initiale + relances).
Il ne vous reste plus qu'a digitaliser vos convocations d'AG en quelques clics désormais !
