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Dans le contexte d'une Société à Responsabilité Limitée (SARL), la convocation des associés aux assemblées générales est une procédure précise et règlementée. Pour vous familiariser avec cette démarche, voici un guide pratique qui résume les éléments essentiels à connaître, afin d'éviter les erreurs et les sanctions.
1. Qui a le droit de convoquer une assemblée générale ?
Le privilège de convoquer une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire est réservé exclusivement au représentant légal de la SARL, c'est-à-dire au gérant. Si la société est gérée par plusieurs personnes (cogérance), les statuts déterminent si ce droit est accordé à chaque gérant individuellement ou s'ils doivent agir de manière collective. En l'absence de clause statutaire spécifique, chaque gérant devrait néanmoins avoir la capacité de convoquer une assemblée générale sans que les autres cogérants puissent s'y opposer.
Les commissaires aux comptes et les mandataires ont également le droit, sous certaines conditions, de convoquer les associés à une assemblée générale.
Cependant, il existe deux exceptions à ce principe :
- En cas de négligence de la part du gérant, le commissaire aux comptes peut prendre le relais du représentant légal en convoquant lui-même l'assemblée.
- Tous les associés ont la possibilité de demander en justice la désignation d'un mandataire qui aura le pouvoir de convoquer l'assemblée et de définir l'ordre du jour.
Il est important de noter que même si la loi ne l'exige pas, il serait judicieux de mettre le gérant en demeure de procéder à cette convocation avant que le commissaire aux comptes ou les associés ne prennent des mesures légales.
À noter : En cas de décès du gérant unique, les commissaires aux comptes ou les associés peuvent temporairement remplacer le représentant légal pour convoquer l'assemblée.
2. Mode et délai de convocation des associés à l'assemblée générale
En ce qui concerne le mode de convocation, tous les associés doivent être convoqués au moyen d'une lettre recommandée, et ce 15 jours avant la date prévue pour l'assemblée, sauf indication contraire. Cependant, ce délai peut être réduit à huit jours si la convocation vise uniquement à remplacer un gérant décédé.
Il est important de noter que le premier jour du délai, c'est-à-dire le jour d'envoi de la lettre, n'est pas inclus dans le calcul du délai, contrairement au dernier jour. Par exemple, si une assemblée générale doit avoir lieu le 30 janvier, la convocation doit être envoyée au plus tard le 15 janvier.
Il est bon de savoir que la loi accepte les convocations verbales uniquement si tous les associés sont présents ou représentés lors de l'assemblée. Toutefois, pour garantir la validité et pour pouvoir prouver la régularité de la convocation, il est vivement recommandé d'opter pour une convocation écrite.
3. Contenu de la lettre de convocation à l'assemblée générale
La lettre de convocation adressée aux associés doit obligatoirement mentionner l'ordre du jour de la réunion. Les sujets relatifs à cet ordre du jour doivent être détaillés dans la lettre elle-même, de manière à ce que les associés n'aient pas besoin de se référer à d'autres documents.
Cependant, il est important de noter que les associés ne peuvent pas exiger du représentant légal qu'il ajoute des projets de résolution à l'ordre du jour.
En cas de refus de la part du gérant, les associés ont la possibilité de se tourner vers le président du tribunal de commerce afin de désigner un mandataire chargé de convoquer l'assemblée et de définir l'ordre du jour.
À retenir : L'ordre du jour peut comporter une section intitulée « Questions diverses », qui ne doit contenir que des sujets de moindre importance.
De plus, d'autres documents doivent être envoyés aux associés 15 jours avant l'assemblée :
- Le texte des résolutions proposées.
- Le rapport du gérant.
- Si nécessaire, le rapport du commissaire aux comptes.
Ces documents sont généralement joints à la lettre de convocation. Ils doivent également être mis à disposition au siège social pour que les associés puissent les consulter avant l'assemblée.
4. Lieu de la réunion
La loi n'exige pas que l'assemblée soit convoquée au siège social. Le lieu de la réunion doit être déterminé dans les statuts. En l'absence de disposition statutaire, le gérant doit choisir le lieu.
5. Risques d'une convocation irrégulière
En cas de convocation irrégulière des associés, l'assemblée peut être annulée. Cependant, cette annulation ne s'applique pas si tous les associés étaient présents ou représentés.
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