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Alors que les entreprises continuent de se digitaliser avec de nouveaux outils et solutions, il est de plus en plus important pour les collaborateurs, les clients, les partenaires ou encore les actionnaires de pouvoir transmettre, consulter, signer et archiver des documents dématérialisés de manière fiable et sécurisée.
Cela est en train de devenir des fonctionnalités essentielles et des éléments fondamentaux, à la fois de l’expérience client (CX) et de l’expérience employé (EX).
Pour autant, la plupart des entreprises utilisent encore des solutions basiques, non sécurisées, partiellement ou totalement inadaptées aux nouveaux usages et besoins, accélérés par la crise sanitaire.
Nous allons donc vous expliquer dans cet article, pourquoi vous devez arrêter d'envoyer vos documents par email.
Les entreprises délaissent l'envoi de documents importants par courrier car trop onéreux, fastidieux, lent et plus adapté aux usages et besoins de nos jours.
Ce qui a été remplacé par l'envoi par mail de manière intensive, qui est désormais devenu un réflexe, une habitude.
Les chiffres sont hallucinants : Environ 319,6 milliards d'e-mails étaient envoyés et reçus chaque jour en 2021. Ce chiffre devrait dépasser 376,4 milliards en 2025 (Source Statista).
Tout passe en pièces jointes, même les documents qui comptent le plus pour l'entreprise : factures, relances, documents RH, information aux collaborateurs, partenaires, fournisseurs, actionnaires....
Cependant, ce mode d'envoi est le moins adéquate pour transmettre ces documents, et surtout, loin d'être aussi écologique, sécurisé et fiable que vous pouvez le croire.
Tout d'abord, vous ne pouvez pas être sûr que votre destinataire ai bien reçu votre document, que celui-ci ne soit pas tombé en spam, et difficile également de déceler la mauvaise foi !
Ensuite, au niveau écologique, par exemple une PME française de 100 personnes génère chaque année en envoi de mails environ 14 tonnes de CO2 (soit l’équivalent de 100 allers-retours Paris-Nice en avion).
La majorité des envois de documents vers l’extérieur se font par pièces-jointes, or un mail avec une pièce jointe de 1 Mo représente à lui seul près de 20 g de CO2.
Nous vous laissons faire le calcul avec des pièces jointe de 10 ou 20 Mo...
Enfin, au niveau sécurité maintenant, les documents en pièces jointes sont des vecteurs d’infection largement utilisés par de nombreux pirates informatiques pour réaliser des cyberattaques. Le principal vecteur de propagation de malwares dans le monde demeure la pièce jointe au format Word ou PDF envoyée par mail.
48% des pièces jointes de courriels malveillants sont des fichiers avec une extension de la suite Office ou comportant un fichier .pdf.
Les experts estiment que cette année, le coût cumulé de la cybercriminalité atteindra 1000 milliards de $, soit 1% du PIB mondial.
Alors quelles alternatives ?
Le monde de l’entreprise peut difficilement se passer de mails, c’est un fait.
Cependant, il convient de mettre en place des alternatives et de nouveaux process pour l'envoi des documents qui comptent pour vous.
Par exemple, transmettre ses documents importants et volumineux par courrier suivi électronique Postee.
Cela vous permet de vous assurer de leur bonne réception grâce à un suivi en temps réel et des preuves d'envoi et de réception, recevables juridiquement, qui contrairement à un accusé de réception mail, ne peuvent pas être désactivés par le destinataire.
De plus, en utilisant ce mode d'envoi sécurisé, vos documents ne transitent pas par email.
Ils sont déposés et archivés sur des serveurs sécurisés, votre destinataire lui ne reçoit qu'une notification email de quelques Ko (beaucoup plus écologique que des mails avec pièces jointes de plusieurs Mo !) l'invitant à consulter le document que vous lui avez adressé, sur notre plateforme.
Cette notification est délivré par des serveurs mails dédiés assurant une délivrabilité à 99,99% dans la boite de réception et non en spam.
Grâce à cette solution vous centralisez l'envoi et l'archivage de vos documents, de manière simple, rapide et sécurisée !
De plus, pas besoin d'installation coûteuse et de frais cachés : vous pouvez transmettre et archiver tous vos documents pour seulement 12€ HT/mois.
Alors qu'attendez-vous ? Essayez dès maintenant !
