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Lorsque le besoin se présente d'expédier un document de grande importance ou une correspondance qui requiert une confirmation de réception par le destinataire, on opte généralement pour l'usage d'une lettre recommandée accompagnée d'un accusé de réception.
Effectivement, cette option offre la possibilité d'avoir une preuve d'envoi, suivie soit d'une confirmation de réception soit d'une preuve de refus dans le cas où elle est rejetée. Cette même logique s'applique également à la lettre recommandée électronique. Cependant, il convient de se pencher sur les distinctions existantes entre ces deux alternatives.
Quelles sont les délais pour obtenir une lettre recommandée électronique en comparaison avec une lettre recommandée traditionnelle ? Que se déroule-t-il une fois que le délai prévu est dépassé ?
1) - Distinction entre LRE et LRAR
La lettre recommandée avec accusé de réception, connue sous l'acronyme LRAR, et la lettre recommandée électronique, désignée par le sigle LRE, reposent sur un principe similaire. La nuance réside dans le mode d'envoi : tandis que l'une est acheminée via le service postal traditionnel sous forme de document papier, l'autre est transmise électroniquement, c'est-à-dire par courrier électronique.
La LRAR peut être rédigée ou imprimée, puis déposée en un bureau de poste, d'où elle sera acheminée jusqu'à l'adresse du destinataire. Ce dernier en confirmera la réception soit directement lors du passage du facteur, soit par le biais d'un avis de passage en cas d'absence, l'informant de l'envoi d'une lettre recommandée à son attention.
Il devra se rendre au bureau de poste pour la récupérer et en accuser réception. Dans les deux scénarios, l'expéditeur obtiendra un accusé de réception attestant que la lettre a été effectivement remise au destinataire.
La lettre recommandée électronique suit un schéma similaire à la LRAR, à la différence que toutes les étapes sont réalisées en ligne. La LRE est directement envoyée électroniquement : l'expéditeur obtient une preuve de dépôt électronique, certifiant l'envoi de la lettre, et le destinataire reçoit une notification par e-mail l'invitant à consulter le contenu. Le destinataire peut confirmer la réception après s'être identifié à distance.
Cette démarche donne lieu à une preuve de réception transmise à l'expéditeur.
En somme, le mécanisme de la lettre recommandée avec accusé de réception et celui de la lettre recommandée électronique présentent des similitudes, à la différence que la LRAR implique l'acheminement d'un courrier papier vers une boîte aux lettres physique, tandis que la LRE consiste en un courrier électronique transmis par voie électronique.
2) - Quel est le délai pour récupérer une LRE ou une LRAR ?
La réception d'une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou d'une lettre recommandée électronique (LRE) requiert une action de la part du destinataire : l'acceptation ou le refus de réception du courrier. Tant pour la forme papier classique de la LRAR que pour la version électronique de la LRE, cette acceptation ou ce refus sont soumis à une limite temporelle.
Lorsqu'une LRAR est expédiée, un avis de passage est déposé dans la boîte aux lettres du destinataire, l'informant de l'arrivée d'une lettre recommandée avec accusé de réception à son nom. À ce moment, le destinataire dispose d'une fenêtre de 15 jours à compter de la date de déposition de l'avis de passage pour récupérer le courrier. Si ce délai de 15 jours expire sans que le destinataire n'ait procédé au retrait, la lettre est renvoyée à l'expéditeur.
En ce qui concerne la LRE, le destinataire reçoit une notification par e-mail et a également 15 jours à partir de la date de réception de la notification pour récupérer son courrier électronique. Durant ces deux semaines, plusieurs relances par e-mail sont adressées au destinataire pour l'informer de la présence d'une lettre recommandée électronique à son attention. Si, au terme de ces 15 jours, le destinataire n'a pas pris possession de la LRE, une preuve de négligence est transmise à l'expéditeur.
Ainsi, au-delà du délai de 15 jours, il devient impossible de récupérer une LRAR ou une LRE. Dans ce cas, les expéditeurs ont la possibilité d'opter pour un nouvel envoi s'ils le jugent opportun. La décision revient donc à l'expéditeur concernant les démarches à entreprendre si la lettre recommandée avec accusé de réception ou la lettre recommandée électronique n'a pas été récupérée par le destinataire.
En dernier lieu, il est important de noter que, en qualité d'expéditeur, le délai légal de 15 jours commence à courir à partir de la première présentation ou du dépôt et de l'envoi de la lettre, et il n'est pas impératif de procéder à un nouvel envoi. Il est recommandé de conserver soigneusement la preuve de la première présentation ou la preuve de dépôt et d'envoi électronique, ces éléments servant de justificatif en cas de litige.
