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Lorsque l’on veut transmettre un document important et que l'on souhaite s’assurer de sa bonne réception par son destinataire, on utilise le plus souvent, la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR)
La lettre recommandée papier, permet d'obtenir d’une preuve de dépôt de son courrier, puis d’un accusé de réception ou d’une preuve de refus.
Savez-vous que c’est aussi le cas avec la lettre recommandée électronique ? Cet envoi digital va même plus loin, en offrant plus de preuves, une garantie du contenu ainsi qu'une traçabilité en temps réel.
Alors quelle est la différence entre les deux ? Qu'est-ce qu'une version hybride ?
Tout d'abord, la LRAR est envoyée par voie postale au format papier, tandis que la lettre recommandée électronique, est comme son nom l'indique, transmis de manière 100% digitale.
D'un côté, vous renseignez l'adresse postale de votre destinataire, de l'autre, vous avez juste besoin de renseigner l'adresse email de votre destinataire.
Pour la LRAR vous devez donc dans un premier temps, imprimer votre/vos documents, remplir le bordereau, et ensuite vous rendre dans un bureau de poste pour déposer votre lettre recommandée papier.
Vous recevrez donc à ce moment là votre preuve de dépôt et votre LRAR sera adressée dans un délai de 48h environ à votre destinataire.
Ce dernier en accusera réception soit lors du passage du facteur, ou, s’il est absent, recevra un avis de passage qui l’informera qu’une lettre recommandée lui a été adressée. Il devront donc se rendre également en bureau de poste pour la récupérer et donc en accuser réception.
L'expéditeur recevra donc ensuite un accusé de réception comme preuve que la lettre a bien été remise à son destinataire.
Tandis que pour la lettre recommandée électronique, une fois l'adresse email de votre destinataire renseignée, vous pouvez transmettre vos documents sans limite de volume chez Postee, contrairement à la LRAR où le prix est en fonction du volume de l'envoi.
Nous vous garantissons également le contenu de votre envoi en cas de litiges, grâce à la cryptographie des documents joints.
Votre lettre recommandée électronique est ensuite déposé sur la plateforme Postee et vous recevez votre preuve de dépôt et d'envoi.
Votre destinataire va quant à lui recevoir une notification instantanément par email, qui est l'équivalent de l'avis de passage papier, l'informant qu'il a un courrier recommandé électronique Postee à venir consulter sur notre plateforme.
En tant qu'expéditeur, vous êtes automatiquement informé, dès que votre destinataire a lu cette notification de mise à disposition.
Après avoir cliqué dans le lien de l'email pour consulter sa lettre recommandée électronique, votre destinataire, comme pour la LRAR, peut soit accepter ou refuser cette lettre recommandée électronique.
Vous recevrez alors soit la preuve de réception, soit la preuve de refus.
Enfin, la version hybride de la LRAR, dites aussi lettre recommandée en ligne, tel que proposé sur le site La Poste, est une version où vous transmettez vos documents à envoyer en ligne et renseignez l'adresse postale de votre destinataire.
L'opérateur postal se charge ensuite des les imprimer, de les mettre sous pli et de les envoyer pour vous.
Cependant ce type d'envoi coûte encore plus cher qu'un envoi papier, un peu plus de 7€.
Quel est le délai imparti pour consulter un lettre recommandée électronique ?
Comme vous le savez, pour la version papier le destinataire dispose d’un délai de 15 jours à compter de la date de dépôt de l’avis de passage pour récupérer son courrier.
Une fois le délai de 15 jours passé, si le destinataire n’a toujours pas récupéré son courrier, la lettre est renvoyée à l’expéditeur.
En ce qui concerne la lettre recommandée électronique, dispose également de 15 jours à compter de la date de réception de la notification pour consulter ou refuser son courrier.
Comme pour la version papier, l'envoi reste anonyme tant que le destinataire n'a pas accepté de le consulter.
Durant ces 15 jours, 2 relances par email sont envoyées au destinataire pour lui signaler que sa lettre recommandée électronique est toujours en attente.
Si le destinataire a au moins lu une des 3 notifications email mais n'a pas consulté ou refusé sa lettre recommandée électronique au bout des 15 jours, alors une preuve de négligence est envoyée à l’expéditeur.
Par contre, si aucune des 3 notifications email n'a été ouverte, alors l'expéditeur reçoit une preuve de non-réclamation, qui indique qu'il est possible que la boite email n'est pas consultée.
Pour finir, sachez qu'en tant qu’expéditeur, le délai légal de 15 jours court à partir de la date du dépôt et d’envoi, il n'est donc pas nécessaire d'effectuer un nouvel envoi.
Conservez donc bien votre preuve de dépôt et d’envoi qui vous serviront de justificatif en cas de litige.
