.svg)
Saviez-vous que la facturation électronique deviendra obligatoire à partir du 1er juillet 2024 ? Cette nouvelle obligation concerne toutes les entreprises, avec une mise en place progressive selon un calendrier, et s'applique aux échanges entre professionnels.
Mais qu'est-ce qu'une facture électronique exactement ? Quels sont les critères qu'elle doit remplir pour être conforme aux exigences légales ? Et quelles seront les conséquences concrètes pour les entreprises ?
Dans cet article, nous allons prendre de l'avance et faire le point sur ces questions.
Qu'est-ce qu'une facture électronique (ou e-facture) ?
Selon le code général des impôts, une facture électronique est "une facture émise, transmise, reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données structurées". Ce socle de données structurées distingue la facture électronique d'une simple facture numérique ou dématérialisée.
Il s'agit d'un format spécifique qui garantit l'identité de l'émetteur ainsi que l'exactitude des informations contenues dans la facture. Cela rend le document très sécurisé, car il est impossible pour une personne mal intentionnée de modifier ses éléments après son envoi et sa signature.
Il est important de noter qu'une facture dématérialisée au simple format PDF ne constitue pas une facture électronique au sens juridique du terme. Elle ne sera donc pas conforme aux exigences légales.
Quels sont les critères que doit remplir une facture électronique pour être conforme ?
Depuis la loi du 13 mars 2000, un document au format électronique a la même valeur juridique qu'une version papier, c'est ce qu'on appelle la valeur probante. Par exemple, il peut être utilisé comme preuve en cas de litige.
Pour être conforme à la législation en vigueur et bénéficier de cette valeur probante, une facture électronique doit être intègre, lisible et authentique.
Intégrité : le document ne peut pas être modifié ou altéré.
Authenticité : l'identité de l'émetteur de la facture et les données qu'elle contient sont certifiées.
Lisibilité : la facture peut être restituée à tout moment, dans un format lisible par tout système et par l'homme.
Selon ces critères, deux types de factures électroniques sont conformes aux exigences légales.
La facture "au format structuré" ou facture EDI repose sur une technologie de chiffrage. Sans entrer dans les détails techniques complexes, il s'agit de transmettre les données de facturation d'un système de gestion à un autre, dans un format spécifique appelé format EDI.
Ce format est standardisé et sécurisé. Il s'agit probablement de la méthode de facturation électronique la plus avancée actuellement, mais elle est complexe à mettre en place et coûteuse, ce qui la rend plutôt réservée aux grandes entreprises.
La facture "au format hybride" ou "format mixte" prend la forme d'une facture classique au format PDF. Cependant, il y a une différence importante : la facture intègre un fichier de données structurées (par exemple, au format XML) contenant toutes les informations essentielles de la facturation (numéro et date de facture, identité et coordonnées du fournisseur et de l'acheteur, montant HT et TTC, etc.).
De cette manière, les données sont garanties lisibles, intègres et authentiques.
Pourquoi opter pour la dématérialisation des factures ?
Outre le fait de répondre aux nouvelles exigences de l'Administration fiscale, la facture électronique présente de nombreux avantages. Voici un aperçu des bénéfices de la dématérialisation :
- Optimisation des coûts : Finis les frais de papeterie, d'impression et d'envoi. Grâce à une solution de dématérialisation, les entreprises réalisent des économies précieuses.
- Gain de temps : La gestion des factures fournisseurs et clients est un processus chronophage. Avec la dématérialisation, les documents sont générés et envoyés en quelques minutes. Les destinataires n'ont plus besoin d'attendre plusieurs jours pour recevoir la facture, ce qui contribue à réduire les délais de paiement.
- Classement et archivage simplifiés : Plus besoin de conserver les documents papier dans de gros classeurs. La dématérialisation permet de stocker les factures fournisseurs et clients sur des bases de données sécurisées accessibles via une simple connexion internet. De plus, une solution de dématérialisation peut également servir à numériser les justificatifs et les notes de frais.
- Impact environnemental : La facture électronique est souvent considérée comme une alternative plus écologique. Certes, l'envoi d'un e-mail et le téléchargement d'un document génèrent des émissions de CO2, mais ces émissions sont relativement faibles par rapport à la production de papier, qui nécessite une quantité importante d'eau et d'énergie.
Quelle est la législation actuelle en matière de dématérialisation des factures ?
La facture électronique n'est pas une nouveauté, certaines règles juridiques s'appliquent déjà depuis plusieurs années.
Par exemple, toute entreprise fournissant un service à l'État, à une collectivité territoriale ou à tout autre établissement public est tenue de leur adresser une facture au format électronique. Cette obligation s'applique à toutes les entreprises, y compris les micro-entreprises. Les factures sont envoyées via une plateforme mise en place par l'État, appelée Chorus Pro. Depuis 2017, près de 140 millions de documents ont été échangés sur cette plateforme.
Que prévoit la loi pour la généralisation de la facture électronique en 2024 ?
La loi prévoit de généraliser l'utilisation de la facturation électronique pour tous les échanges entre entreprises à partir de 2024.
Cette obligation répond à trois objectifs :
- Simplifier le quotidien des entreprises en réduisant la charge administrative.
- Améliorer la détection de la fraude.
- Simplifier la comptabilité et la déclaration de la TVA.
Qui est concerné par la généralisation de la facture électronique ?
À partir de 2024, l'obligation de facturation électronique ne se limitera plus aux échanges avec l'État ou les collectivités publiques. Elle s'étendra à toutes les opérations entre professionnels.
En principe, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille et leur secteur d'activité, seront concernées. Cependant, trois conditions doivent être remplies :
- Première condition : l'entreprise réalise des opérations avec d'autres entreprises, en B2B. Les transactions avec des particuliers, en B2C, ne sont pas encore concernées par la loi.
- Deuxième condition : l'opération est réalisée sur le territoire national.
- Troisième condition : l'entreprise est assujettie à la TVA.
Quel est le calendrier de mise en place de la facturation électronique ?
Ne vous inquiétez pas, vous avez encore du temps pour vous conformer à l'obligation de facturation électronique. La mise en place de la nouvelle loi se fera de manière progressive.
À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France devront accepter les factures électroniques (par exemple, les factures fournisseurs). Les grandes entreprises (GE) de plus de 5 000 salariés auront également l'obligation d'émettre des factures électroniques.
Au 1er janvier 2025, les entreprises de taille intermédiaire (ETI) comptant entre 250 et 4 999 salariés devront émettre des factures électroniques.
Au 1er janvier 2026, l'obligation s'étendra à toutes les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi qu'aux micro-entreprises.
Facture dématérialisée (e-invoicing) : ce qui va changer pour les entreprises
La généralisation de la facture électronique entraînera l'inclusion de nouvelles mentions obligatoires sur les factures électroniques.
Selon la réglementation en vigueur, il sera nécessaire d'indiquer le numéro SIREN de l'acheteur, la nature de la transaction (livraison de bien ou prestation de service) et l'adresse de livraison ou de réalisation de la prestation.
Une autre nouveauté majeure de cette réglementation concerne l'envoi et la réception des factures. À partir de juillet 2024, il sera obligatoire de passer par une plateforme de dématérialisation pour recevoir une facture. En ce qui concerne l'envoi des factures, cette obligation s'appliquera dès janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire, et dès janvier 2026 pour toutes les entreprises.
Les entreprises auront deux options :
- Choisir une plateforme de dématérialisation homologuée par l'administration fiscale. Ces plateformes convertiront les factures au format PDF en un format conforme aux exigences légales.
- Utiliser le portail de facturation Chorus Pro, qui est actuellement utilisé pour les échanges avec l'État et les collectivités publiques.
Il convient de noter que seules les plateformes de dématérialisation autorisées par l'administration fiscale seront utilisables pour la transmission des factures.
